タスク登録にかかる手間を削減
CASE 01 / PROCESS DESIGN見積を変えたら、
見積を変えたら、
タスク管理まで
変わった。
制作見積の簡易化とBacklog連携による、業務負担の削減。
1人あたり月間の個別登録作業
メニュー変更をマスタで管理
BEFORE
分かれていた判断と入力。
見積もタスク登録も個別対応
要件や判断基準が整理されず責任者確認が必須。デザイナーがBacklogへ月間約150件を個別登録していました。
見積情報からタスクへ連携
見積の基準をマスタ化し、確定した項目を一括登録用データへつなぐ流れに整理しました。
APPROACH
情報の粒度を、先に揃える。
誰でも見積を作成できる状態を目指して見積アプリを開発。複雑な制作メニューや条件分岐は、プログラム内部ではなくスプレッドシートのマスタで管理しました。
さらに、見積項目とタスク登録の粒度を統一。既存ツールを活かしながら、前後の作業を一つの流れへつなげました。
SYSTEM FLOW
見積マスタとタスク登録の連携
マスタメニュー・条件
→見積アプリ見積作成・確定
→Spreadsheet登録内容を確認
→GAS / Backlogタスク一括登録
PROCESS
実際の仕組み。
見積条件を管理
スプレッドシートでメニューと条件を管理。
見積を作成
見積アプリで必要な項目を選択。
タスクを選択
見積確定後、登録対象を選びます。
内容を確認
タスク内容を確認し、締切を入力。
一覧へ反映
一括登録用シートへ情報を反映。
Backlogへ登録
GASで所定の条件に基づき実行。
DEMO
制作見積から、タスク登録まで。
CASE 01 / WORKFLOW DEMO見積マスタ
01 / 06ID制作メニュー条件状態
001バナー制作基本仕様有効
002商品画像制作画像点数有効
003LP制作ページ構成有効
004画像リサイズサイズ指定追加
00:00 / 00:30
制作メニューと条件をスプレッドシートのマスタで管理。通常のメニュー追加は、マスタ更新で反映できます。
全シーンの説明を読む
- 見積マスタ：制作メニューと条件をマスタで管理します。
- 見積作成：担当者が共通ルールに沿って見積を作成します。
- タスク確認：登録対象と締切を人が確認します。
- 一括登録データ：確認済み情報を登録用シートへ反映します。
- GAS・Backlog連携：条件付き処理でタスクを登録します。
- 改善効果：タスク登録作業の手間を40%削減しました。
RESULT
改善結果。
- タスク登録にかかる手間を40%削減
- 見積作成の属人化を軽減
- 制作メニューを追加・変更しやすい運用構造を整備
- 見積からタスク管理までの重複入力を削減
この事例のまとめ
システムを単純に自動化するのではなく、前後の業務で利用する情報の粒度を揃えることで、既存ツールを活かしながら業務を効率化しました。